Elle reste néanmoins tout à fait praticable en-dehors, la faculté disposant de larges espaces autour de l’IUT.

Ceci est tout simplement faux.

Jusqu’à présent le festival a connu une expansion continue. Nous avons augmenté le nombre d’activité quasiment tous les ans. Au pire, certaines années, le nombre d’activités est resté équivalent à l’année précédente (mais ce cas est rare).

Si vous avez l’impression que le nombre d’activité diminue, c’est peut-être parce que les activités qui vous intéressent plus spécifiquement sont moins présentes ou que vous n’avez pas eu le temps de faire tout ce que vous souhaitiez.

Depuis le premier festival à l’IUT, nous avons plus que triplé la surface du festival, nous avons plus que doublé le nombre d’animations, et pour l’édition 2013, si le nombre d’activité est resté équivalent à l’édition 2012, le programme de l’amphithéâtre 3 a tout de même connu une large augmentation du nombre des conférences.

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Pour diverses raisons.

La première est une raison de sécurité : il est impossible de distinguer entre quelqu’un qui dort et quelqu’un qui fait un malaise. Nous avons donc obligation de réveiller la personne pour nous assurer qu’elle est consciente. Nous le faisons autant que nécessaire, car s’assurer une première fois que la personne va bien, ne garantit pas qu’elle est toujours en bonne santé la fois suivante.

La seconde est que l’IUT n’est pas un bâtiment prévu à cet effet. En cas d’endormissement, les réflexes sont altérés au réveil, or si une alarme incendie retentit l’évacuation doit se faire le plus rapidement possible, si nous devons gérer cinquante personnes en train de se réveiller, nous prenons un retard considérable.

C’est pour la raison sus-mentionnée que nous n’ouvrons pas de salles pour permettre aux visiteurs ou aux animateurs de dormir. Outre le fait que ce n’est pas notre fonction d’assurer un logement aux visiteurs (pour rappel, les animateurs qui ne viennent pas de la région dijonnaise sont logés à l’hôtel aux frais du festival), ce serait engager notre responsabilité que des les autoriser à dormir dans des locaux non-prévus à cet effet.

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La commission sécurité est un organe de vérification qui, pour faire très court, vérifie la conformité des installations avec les diverses obligations liées à la sécurité, jusque dans les moindres détails.

Cette commission a droit de vie et de mort sur le festival, et ce sans aucune négociation possible, nous suivons donc ses recommandations et ses exigences de manière très scrupuleuse.

Toute personne organisant un événement accueillant du public et dépassant un certain nombre de visiteur doit travailler avec la commission de sécurité. Cela peut paraître parfois contraignant, mais il en va de la sécurité des visiteurs et de la responsabilité légale des organisateurs, c’est donc une étape essentielle.

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Pour pouvoir ouvrir le .dijon//SAITEN aux visiteurs, nous devons obtenir l’aval de la responsable sécurité et d’un ERP-1. Ces deux personnes vérifient la conformité de nos installations avec le cahier des charges de la sécurité. C’est un passage obligatoire.

Le plus souvent, le retard à l’ouverture est dû à un souci de sécurité qui doit être réglé avant l’ouverture au public. Le festival prenant du temps à visiter, tous les petits retards s’accumulent et finissent par former un grand retard.

Malgré l’expérience et tous nos efforts, nous n’arrivons toujours pas à combattre la malédiction de l’ouverture en retard… Mais un jour, nous vaincrons !

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Pour plus de renseignements sur la commission sécurité, cliquez ici.

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Pour répondre à cette question universelle, nous vous invitons à consulter cet article de Pierre Barthélémy sur le site du Monde.

Plus sérieusement, lorsque l’entrée est bloquée, dès que des visiteurs quittent le festival, nous en faisons entrer des nouveaux. Pour ce faire nous faisons avancer, de manière très scrupuleuse, alternativement l’une et l’autre file, généralement par groupe de plus ou moins dix personnes.

En 2013, si vous avez eu l’impression que la file sans bracelet (la file de droite) avançait plus vite que celle des préventes et des avec bracelet (la file de gauche), c’est pour une raison toute simple : le nombre de personnes qui se présentent de front dans la file.

En effet, comme le prouvent ces deux photos (cliquez ici et ici) la file de droite (à gauche sur les photos) est moins large que la file de gauche (à droite sur les photos).

Ce qui joue, c’est le nombre de personne en largeur. En effet, quand on fait rentrer dix personnes d’une file plus resserrée, où les gens sont donc moins nombreux de front, ça donne l’impression que la file avance plus vite, car quand on aura fait rentrer 10 personnes, on aura fait rentrer l’équivalent de 4 ou 5 rangées de visiteurs, alors que sur une file large, 10 personnes ne représenteront que 2 ou 3 rangées.

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A l’origine, l’IUT dans lequel se déroule le festival n’est pas destiné à accueillir une manifestation de ce type. Pour pouvoir l’utiliser à cette fin, nous devons nous soumettre aux exigences de la commission de sécurité.

Pour des raisons de sécurité liées à l’évacuation des locaux, celle-ci limite le nombre de personnes qui sont autorisées à être présentes en même temps à l’intérieur des bâtiments.

Nous pouvons recevoir 1600 personnes simultanément et pas une de plus.

Lorsque ce chiffre est atteint, nous bloquons l’accès au festival jusqu’à ce que des visiteurs quittent les locaux, nous laissons alors rentrer autant de personnes que le nombre qui vient de sortir.

Augmenter le nombre de salle (ce qui est impossible vu que nous occupons les locaux au maximum) ne change rien, puisque ce qui détermine le nombre de personnes pouvant être présentes est le nombre d’issues de secours.

De même, augmenter le nombre de guichet n’est pas une solution.

Et le fait que les amphithéâtres soient pleins et que les couloirs soient vides à certaines heures ne modifie en rien le problème, l’entrée n’est pas bloquée pour une question de confort, mais de sécurité. Une fois atteint les 1600 personnes, quelle que soit la répartition à l’intérieur du festival, l’entrée est bloquée.

Dernier point, il n’existe aucun passe-droit.
Si les personnes gérant l’entrée voient des personnes plus fragiles (personne en situation de handicap, femme enceinte ou jeune enfant) dans la file d’attente, si les circonstances sont défavorables (pluie), il est possible qu’ils les fassent rentrer en priorité (certains d’entre eux sont de toute manière prioritaire). Mais c’est tout. Ce n’est pas la peine de venir négocier pour faire rentrer vos ami(e)s plus vite, que vous soyez staff, exposant ou visiteur : ce n’est pas juste pour les personnes arrivées avant vos ami(e)s qui vont attendre encore plus longtemps si nous commençons à autoriser ce genre de comportement.

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Pour savoir pourquoi la file voisine avance plus vite que la vôtre, cliquez ici.

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Il y a plusieurs explications possibles à la disparition d’un exposant, si la plupart sont bénignes, d’autres sont plus graves. Dans l’ensemble, elles sont communes à tous les types d’exposants (boutique, artiste amateur, animateur), bien qu’elles puissent connaître de légères variations.

Parmi, les motifs les plus bénins et les plus courants pour expliquer l’absence d’une boutique, d’un artiste amateur ou d’un animateur, vous trouvez :

– Aucune demande n’a été faite pour participer au festival. S’il est vrai que certains animateurs sont démarchés, pour la plupart d’entre eux, le fait de ne pas nous contacter revient à nos yeux à ne pas souhaiter participer au festival.

– Ils ne sont pas disponibles pour la date du festival. Nous ne pouvons malheureusement rien faire à cela.

Plus spécifiquement pour les boutiques et les artistes amateurs :

– La demande a été faite trop tardivement, tous les stands sont déjà pourvus.

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D’autres motifs d’évictions sont plus graves. Pour les boutiques, les artistes amateurs et les animateurs, le principal motif est le suivant :

– Le non-respect des obligations contractuelles.

En participant au festival, les différents exposants s’engagent par écrit à respecter un certain nombre de règles.

Le non respect de ces règles entraîne une sanction et celle-ci peut aller jusqu’à l’éviction qu’elle soit temporaire ou définitive.

Quelques exemples :
Le .dijon//SAITEN est un festival convivial et familial, nous refusons les comportements irrespectueux autant envers les visiteurs qu’envers les bénévoles membres du staff.
Nous demandons également une tenue et un comportement décents en adéquation avec l’esprit du festival.
L’introduction d’alcool et l’état d’ivresse conduisent pour tout le monde (visiteurs, exposants, staff) à une exclusion festival.

Pour résumer, ce n’est pas parce que nous sommes des amateurs que nous nous laissons marcher sur les pieds.

Un dernier point essentiel : c’est au responsable du stand de choisir son staff et de veiller à ce que ce dernier respecte ses obligations. En cas de problème, c’est lui, et par conséquent l’organisme qu’il représente (boutique, stand amateur, équipe d’animation), qui est tenu pour responsable des débordements et qui doit en subir les conséquences.

Plus spécifiquement pour les boutiques et artistes amateurs :

– La présence avérée ou soupçonnée de contrefaçons sur le stand.
Le .dijon//SAITEN s’est fermement engagé dans la lutte contre la contrefaçon. Toute présence de contrefaçons conduit au rejet définitif des demandes de stand de l’exposant sans aucune négociation possible.

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POUR LES BOUTIQUES.

Comme cela est expliqué ici, le .dijon//SAITEN limite volontairement le nombre de boutique. Depuis quelques années, nous recevons plus de demande que nous n’avons de places disponibles, nous sommes donc obligés de faire une sélection.

Les critères principaux sont :

– La rapidité de la demande. En effet, si celle-ci est envoyée trop tard, tous les stands sont remplis, il nous est alors impossible de trouver une place, même pour des anciennes boutiques qui donnaient satisfaction.

– L’originalité des produits proposés. Nous souhaitons offrir à nos visiteurs une large gamme de produits afin que tout le monde puisse trouver son bonheur. Cela évite également une concurrence acharnée entre les boutiques, ce qui leur garantit un chiffre d’affaire positif sur le week-end.

– La qualité des produits proposés. Si la boutique ne nous paraît pas fiable, nous l’écartons.

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POUR LES STANDS AMATEURS.

Le problème est le même que pour les boutiques, depuis quelques années, nous recevons plus de demande que nous n’avons de places disponibles, nous sommes donc obligés de faire une sélection.

Les critères principaux sont :

– La rapidité de la demande.

– L’originalité des produits proposés.

– La qualité des produits proposés.

– Le renouvellement de l’offre. Certains artistes amateurs nous sont fidèles depuis des années et nous les en remercions. Malheureusement, il arrive que nous constations que les visuels proposés sont les mêmes d’une année sur l’autre. Pour éviter le sentiment de déjà-vu, nous préférons accorder le stand à un nouvel artiste, au moins le temps que les visuels soient renouvelés.

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Si vous vous demandez selon quels critères une boutique, un artiste amateur ou un animateur déjà accueilli sur le festival n’est plus présent par la suite, cliquez ici.

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Pour éviter tout malentendu, le .dijon//SAITEN n’a pas été créé pour faire gagner de l’argent aux organisateurs.

Pourquoi ?
Parce que l’ADMA, l’association organisatrice, est une association étudiante de loi 1901. C’est-à-dire qu’il est illégal pour elle de faire des activités dans le but d’enrichir ses membres.

Lorsque le .dijon//SAITEN est mis en chantier, les membres du C.A. mettent en place un budget provisoire, l’idée est que les dépenses finales doivent être équilibrées avec les rentrées d’argent. Le plus souvent c’est le cas, dépenses et recettes s’équilibrent.

Et lorsque nous faisons des bénéfices, l’argent est réinjecté dans les activités de l’association : soit dans le festival, soit dans les activités de l’année.
Par exemple, nous disposons d’un fonds manga de plusieurs centaines de tomes et les yukata utilisés lors du festival pour l’activité « Essayage de yukata » ont été fabriqués avec du tissu acheté par l’association ADMA.

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Ceci est une idée reçue totalement fausse.

Entre sa création en 2005 et sa treizième édition en 2017, le prix du festival a augmenté de 3€.

En 2005, le prix d’entrée était de 5€ pour le week-end et en 2017 de 8€.

Chaque augmentation de prix a été prise en raison d’une nouveauté majeure : l’agrandissement du festival, l’ouverture du pôle GMP, puis cette année du pôle GEA.

En comparaison de cette augmentation de prix raisonnable, le festival, lui, a plus que triplé de taille au fil des ans que ce soit en terme de superficie, d’exposants ou d’animations.

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Nous sommes conscients que la taille des locaux que nous utilisons ne permettent pas d’accueillir tous nos visiteurs et que nombreux d’entre vous sont obligés d’attendre de longues heures, parfois en affrontant le froid et la pluie, pour pouvoir entrer dans le festival.

Tous les ans, nous réfléchissons à la manière la plus adaptée de résoudre cette limite de capacité d’accueil. Durant les 10 mois que dure la préparation du festival, nous réfléchissons au manière de résoudre les problèmes des éditions précédentes.

Tous les ans, les organisateurs se démènent, suant sang et eau pour tenter de trouver des réponses convenables aux soucis qui se posent, travaillant pendant des semaines pour chercher des solutions. Malheureusement, nos projets travaillés avec beaucoup de cœur, d’enthousiasme et de dévotion sont parfois réduits à néant par la dure réalité.

Parfois pour des raisons purement matérielle : pas les moyens financiers pour assurer le projet, projets qui s’éloigne de l’esprit convivial et familial du festival, esprit auquel nous sommes attachés, simples d’esprits que nous somme de vouloir faire un festival que nous puissions aimer.

Ou encore des conjonctions de facteurs : projet qui va nécessiter de négocier pendant des mois, sans aucune certitude quand à l’aboutissement ou la faisabilité, et ce avec à la clé la terrible charge de réussir quelque chose dans des locaux qui nous sont inconnus avec du personnel technique qui nous est inconnu et des contraintes qui nous sont inconnues… et ce alors que les organisateurs n’ont pas forcément le temps libre nécessaire (car oui toutes ces démarches se font sur notre temps libre en dehors de notre travail ou études, de longues heures que nous aurions pu consacrer à notre famille, nos amis ou nos loisirs, et pour lequel nous n’avons aucune autre contrepartie que pouvoir nous dire à la fin : « nous l’avons fait ! »).

Pourtant, nous en avons fait du chemin. Le festival a débuté modestement sous les amphithéâtres Gutemberg et Galilée du campus, dans le froid d’octobre (et oui, même durant la nuit, les gens étaient dehors).
Dès 2006, l’ADMA a cherché un lieu plus adapté et a réussi à obtenir les autorisations pour être accueilli dans l’IUT, au départ pour seulement certaines ailes et s’est progressivement étendue. Au départ, il n’y avait que l’entrée, les 3 amphithéatres, la zone « fanzines et artistes amateurs », et les deux étages du pôle IQ (celui où vous trouver les jeux de plateau et les jeux musicaux notamment). Le Saiten 4 a vu l’ouverture de l’aile SRC, l’aile se trouvant directement sur votre droite à l’entrée du festival, au départ pour seulement 3 salles à l’étage en 2008, puis pour 6 en 2009.
Après le festival .dijon//SAITEN 5 (en 2009), il est devenu urgent aux yeux des organisateurs d’augmenter la capacité d’accueil des locaux. Après moult pérégrinations sur le campus, il a été voté parmi les membres de l’ADMA la solution la plus pratique et la plus rentable possible en augmentant de seulement 1€ le tarif d’entrée, faisant passer ainsi le prix de 6€ à 7€ pour les deux jours du festival : l’élargissement au pôle GMP de l’IUT.

Il nous aura fallu environ deux ans pour que toutes les questions logistiques concernant la gestion de ce pôle soit complétement rodé, bien que la solution ne soit pleinement satisfaisante, ni pour les visiteurs, ni pour les organisateurs.
Lors de la préparation du .dijon//SAITEN 9, il  a paru évidemment aux membres du Conseil d’Administration de l’ADMA de se pencher totalement sur la question du déménagement du .dijon//SAITEN au palais des congrès et des expositions. Cette solution avait déjà été envisagée par les prédécesseurs de ce CA, mais cette proposition a été rejetée en raison du coût, qui aurait fait augmenter de manière trop forte le prix d’entrée (entre autres raisons). Un dossier concernant le palais des congrès a donc été monté. Finalement, il est apparu clair que la taille du festival aurait été réduite, car le palais des congrès a une surface inférieure à celle que nous occupons sur l’IUT. Nous ne parlons ici que de la partie palais des congrès. En prenant en plus la partie « parc des expositions », il faudrait augmenter le prix d’entrée de 75%. Et nous refusons d’augmenter nos tarifs de manière si conséquente et si rapide.

Cette année, nous envisageons de manière concrète la démarche pour transférer nos activités sur le site du bâtiment Droit-Lettres du campus. Cependant, en montant le dossier cette année, ce déménagement, si le dossier est validé, ne pourra être effectif que pour le festival 2015.

Il est possible de rejoindre l’ADMA, association organisatrice du festival, et de participer aux réunions pendant l’année pour donner vos avis et conseils sur les façons d’améliorer le festival. Les idées sont écoutées et débattues entre membres.

C’est un choix qui a été fait au second festival.

Les membres de l’ADMA de l’époque (dont certains sont toujours membres de l’association aujourd’hui) ont volontairement décider de limiter le nombre de boutique au profit des activités gratuites.

Pourquoi ? Parce que la plupart des produits proposés par les boutiques ne sont pas vendus spécifiquement durant le festival, vous pouvez donc les retrouver quand vous le souhaitez, soit dans la boutique concernée, soit sur internet.

Pour ceux qui aiment s’offrir des petits plaisirs, nous proposons donc quelques boutiques (environ une dizaine) en tentant de les diversifier le plus possible afin de satisfaire un maximum de monde.

Le .dijon//SAITEN est réfléchi pour être convivial et non commercial.

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Suite au renforcement de l’état d’urgence, les restrictions liées aux substances, aux objets et notamment aux accessoires cosplay ont considérablement augmenté.

Pour rappel, ce ne sont pas les organisateurs qui décident de ce type d’interdiction, c’est le gouvernement. Les instances (préfecture, mairie, commission de sécurité de la faculté) les répercutent et le festival à l’obligation de les appliquer.

Quels objets et matériaux sont interdits sur le festival ?

Les armes.
Conformément à la loi et aux restrictions de l’état d’urgence, toutes les armes, y compris les armes de décoration avec lame métallique, sont interdites (arme blanche : couteau, katana, boken… arme à feu : carabine à plomb et objet équivalent, arme neutralisée, arme à blanc, arme de signalisation, lanceur de paintball, réplique airsoft…).

Les répliques d’arme réalistes ou pouvant être prises pour vrai même de très très très loin.

Les armures en métal et les uniformes militaires réalistes ou pouvant être pris pour vrai.

Tout objet pouvant servir d’arme par destination dont la présence n’est pas justifiées par une nécessité médicale (cannes, béquilles…).

Les contenants non scellés (thermos, gourde, bouteilles ouvertes…), les objets en verre ou en métal, les liquides inflammables et les bombes aérosol.

Les rollers, patins à roulette, skate, trottinette ou tout élément équivalent, les échasses.

Les masques, casques ou capuches couvrant plus d’un tiers du visage ou dissimulant les yeux.

Les maquillages de type « make up fx » ne rendant pas l’identification possible.

Les perches à selfie  et les trépieds, à l’exception des accréditations presse.

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Quels objets sont autorisés sur le festival ?

Les accessoires de cosplay fabriqué de façon artisanale, avec des matériaux non dangereux : bois souple, plastiques, carton, pâte à modeler.

Les armes non-réalistes qui ne peuvent pas être confondues avec une arme réelle. Leur présence doit être justifiée par le port d’un costume et elles ne doivent présenter aucun caractère dangereux. Elles doivent être présentées au point de contrôle sécurité.

Seuls la société de sécurité privée et les organisateurs sont habilités à juger de la dangerosité d’un accessoire ou du degré de réalisme d’une arme factice.

ATTENTION !
Dans le cas où un visiteur se présente avec un objet interdit, l’entrée du festival lui sera refusée.
Si un visiteur introduit frauduleusement un objet interdit, il lui sera demandé de sortir du festival pour déposer l’arme à l’extérieur, en cas de refus, il sera exclu du festival.